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PEP'S

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Les campagnes de numérisation

La Fédération Wallonie-Bruxelles soutient les projets de numérisation des institutions culturelles, via les budgets réservés à la mise en oeuvre du Plan Pep's.

En contrepartie, il est demandé aux institutions d'organiser le travail de numérisation de la manière suivante :

  • établir un inventaire (fichier de récolement) des ressources à numériser qui soit le plus précis possible. Cet inventaire est annexé au cahier des charges du marché public de services de numérisation qui est lancé par la Délégation générale. Il permet aux sociétés soumissionnaires de faire une offre en connaissance de cause et, en fin de processus de numérisation, d'en vérifier la bonne réalisation. Cet inventaire indique par ressource à numériser au moins :  l'identifiant unique, le titre, l'auteur (ou les), une brève description, le volume, le format, des remarques sur l'état de conservation, sur des précautions particulières à prendre, sur des besoins particuliers (utiliser les "fantômes" pour y faire référence dans la ressource elle-même, être très explicite sur ce qui est attendu);
  • établir simultanément les métadonnées des ressources à numériser au départ du modèle disponible. Le modèle des métadonnées descriptives comprend 15 champs; un fichier sous format excel est à votre disposition;
  • présenter l'inventaire et les métadonnées dans un tableur d'un format communément accessible (excel, odf,...) ou extrait d'une base de données sous un format professionnellement reconnu et interopérable;
  • préparer simultanément les lots des ressources à numériser dans un ordre logique par rapport à l'inventaire et au fichier de métadonnées afin d'en faciliter le traitement par l'opérateur de numérisation ainsi que le transport des collections à numériser quand c'est possible. Cette façon de procéder permet de vérifier la concordance entre les ressources et les fichiers numériques et d'éviter bien des déboires;
  • vérifier les lots au terme de la numérisation et vérifier l'état des fichiers numériques (représentation des oeuvres et métadonnées);
  • conserver une copie des fichiers numériques (représentation des oeuvres et métadonnées) en format de conservation et la stocker en lieu sûr, de préférence en dehors des locaux de l'institution;
  • faire plusieurs copies des fichiers numériques (représentation des oeuvres et métadonnées) en format d'exploitation et en conserver au moins une copie en dehors de l'institution;
  • adopter de bonnes conditions d'entreposage des fichiers numériques (représentation des oeuvres et métadonnées) et mettre en place des routines d'entretien et de nettoyage des supports;
  • remettre une copie des fichiers numériques (représentation des oeuvres et métadonnées) sous format de conservation à la Délégation générale, par mesure de précaution, pour sauvegarde et migration future;
  • participer au développement du portail agrégateur de la Fédération Wallonie-Bruxelles.

Vous trouverez sur ce lien un guide de la numérisation.