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PEP'S

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Mode d'emploi de la numérisation

Numériser les fonds ou collections des patrimoines culturels nécessite une succession de décisions les plus judicieuses possibles et une certaine organisation du travail.

Avant toute décision de numérisation, il convient d'en définir les objectifs, les usages et les usagers. Les décisions qui seront prises à cet examen seront déterminantes pour la suite du travail de numérisation. Elles doivent s'appuyer sur un inventaire documenté des fonds et des supports. Comme il sera rarement possible (et souhaitable) de tout numériser, une sélection doit être opérée et, pour ce faire, il convient d'établir des critères d'évaluation des fonds à numériser. Il convient aussi d'identifier les ressources humaines et financières nécessaires et disponibles, de choisir les solutions logicielles et matérielles idoines, de faire appel à de la sous-traitance ou non, de prendre en considération l'environnement de travail et de prévoir une analyse des risques et un plan "bis". La Fédération Wallonie-Bruxelles a prévu une convention commune de désignation des fichiers numérisés des institutions. Enfin, le respect des droits de propriété intellectuelle est une obligation.

Assurer la conservation à moyen et long terme des patrimoines numérisés demande la création - hors de tout autre usage - d'un enregistrement de référence, un "original numérique", de qualité proche de l'original analogique. Cet "original numérique" va permettre la migration future des fichiers en fonction des évolutions technologiques.

Donner accès à court terme aux patrimoines numérisés a pour corollaire d'atteindre, principalement sur internet, le public le plus large possible, ce qui demande d'être particulièrement attentifs à l'environnement technique (logiciels, terminaux) et aux pratiques (en pleine évolution) des utilisateurs.

Pour chacune des étapes du travail de numérisation et sur ses deux faces - conservation et exploitation - les prescriptions sont les suivantes.

1. Choix d'un format de fichier

Principes 

Choix d'un format ouvert, non propriétaire, ou, à défaut, d'une version normalisée publique d'un format propriétaire et maintien de ce choix tout au long du processus de numérisation sauf migration requise en cas d'utilisation d'un format propriétaire préalable.

Prescriptions

* Pour la numérisation des textes : format ODF pour la
   conservation et format PDF/A pour l'exploitation.

* Pour la numérisation des images fixes matricielles :  format TIFF       
   ou PNG pour la conservation et format JPEG pour l'exploitation.

* Pour la numérisation des images fixes vectorielles : format SVG
   pour la conservation et formats PDF/A ou JPEG pour l'exploitation.

* Pour la numérisation des images en mouvement :  formats   
   MPEG-2 ou 4 ou JPEG2000 pour la conservation et formats MPEG-2 ou 4 pour l'exploitation.

* Pour la numérisation du son : format WAVE pour la conservation
   et formats OGG, MP3 et WMA pour l'exploitation.

2. Choix d'un support de stockage

Principes 

* Copies : faire plusieurs copies de sauvegarde des fichiers de données,
   des logiciels et des systèmes d'exploitation (si possible de manière   
   séparée) sous des formats différents et/ou des marques différentes de
   supports de stockage; de plus, conserver au moins une copie ailleurs que    
   dans votre institution.

* Environnement : adopter de bonnes conditions d'entreposage et mettre
   en place des routines d'entretien et de nettoyage des supports.

* Technologies : faire des mises à niveau successives; effectuer au bon
   moment des transitions ou les acquisitions essentielles; faire
   régulièrement des tests de lisibilité et d'intégrité des données; assurer le
   suivi des corrections d'erreur et remplacer le support avant que les
   erreurs ne deviennent impossibles à corriger.

* Coûts : budgéter le coût des supports de stockage et de leur
   maintenance.

Critères de choix

Longévité, capacité, viabilité, obsolescence, coût et vulnérabilité.

Prescriptions 

* conservation : LTO, bandes et disques magnétiques.

* exploitation : CD-R, DVD-R, hard disk, flash memory stick and card, LTO.

3. Choix des métadonnées

Principes

Les "données sur les données" que sont les métadonnées sont un maillon essentiel pour l'interopérabilité des fonds et de leur gestion.

Prescriptions

*utiliser le schéma des métadonnées descriptives de la Fédération Wallonie Bruxelles qui se base sur le Dublin Core.

* choix de la standardisation XML.